Minder administratie, meer tijd voor zorg

“Minder administratieve regeldruk levert per medewerker in de ambulante psychiatrie 51 minuten per dag op. Een klein uur aan extra tijd die aan patiënten thuis en op straat kan worden besteed”, kopte de NOS op 15 oktober. Ook in het 18:00 en 20:00 uur journaal was er aandacht voor de pilot die zorgorganisatie Arkin heeft uitgevoerd in samenwerking met Zilveren Kruis en de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Wat houdt die pilot in? En kan het ook een positief effect hebben op de wachttijden in de ggz?

De Amsterdamse zorgorganisatie Arkin helpt onder andere mensen met psychiatrische stoornissen en complexe psychische- en verslavingsproblematiek. Dit kunnen langdurige trajecten met intensieve begeleiding zijn. Soms is het daarbij nodig dat de medewerkers van Arkin de cliënten ook thuis of op straat bezoeken en begeleiden. Die zorg is lang niet altijd van tevoren te plannen. Dit maakt registratie lastig. Daarom stapte Arkin zelf naar  Zilveren Kruis met de vraag of de administratieve lasten gedrukt konden worden, met een tweeledig doel: meer tijd voor de cliënt en meer werkplezier voor de zorgprofessionals.

Inhoudelijk verantwoorden

‘We wilden heel graag de administratieve lasten terugdringen’, vertelt Caroline Bakker, projectleider binnen Arkin. ‘Enerzijds omdat we onze professionals het plezier in hun werk wilden teruggeven, en anderzijds omdat we zo meer tijd voor de cliënten en ketenpartners kunnen vrijmaken. De winst was in onze ogen vooral te boeken door in de verantwoording meer nadruk te leggen op de inhoudelijke doelen en bijbehorende parameters en minder op wat ik maar “tijdschrijven” noem. Onze bestuurder is bij VWS gaan praten over de mogelijkheden en al snel zaten we om de tafel met de NZa en Zilveren Kruis, onze grootste zorgverzekeraar.’

Experiment

‘We zijn met Arkin gaan brainstormen over hoe we de verantwoording en bijbehorende administratie anders konden inrichten’, vertelt Job van Huizen, zorginhoudelijk adviseur ggz van het team Naleving & Controle bij Zilveren Kruis. ‘Uitgangspunt was daarbij dat de DBC-systematiek in stand moest blijven en dat het experiment niet kostenverhogend mocht uitpakken. Daarnaast wilden we het eerst uitvoeren bij enkele teams en niet meteen organisatie-breed uitrollen. In een experiment ga je ervaren wat er gebeurt en hoe de bedachte aanpak uitwerkt. Daarnaast wilden we graag een manier van werken ontwikkelen die min of meer voorsorteert op de nieuwe bekostigingsstructuur voor de ggz waar veel partijen samen met de NZa nu mee bezig zijn. Voor Zilveren Kruis moet het zorgprestatiemodel dit soort experimenten onnodig maken en zorgen voor stabiliteit in de ggz.’

Vereenvoudigen

Voor Arkin was er primair de wens om te werken vanuit de bedoeling van de zorg voor de cliënt en de hoeveelheid registraties te verminderen. De oplossing is gevonden door de tijdregistratie te vereenvoudigen. Job van Huizen: ‘het aantal activiteitcodes is sterk gereduceerd en de indirecte tijdsbesteding – voor zaken als afspraken met andere hulpverleners en verslaglegging – is verdisconteerd in de directe tijd. Daardoor is er niet alleen meer tijd beschikbaar gekomen voor de cliënt zelf omdat daarmee de afzonderlijke registratie van alle indirecte tijd vervalt, maar ook voor andere zaken, zoals het overleg met partners in het zorgnetwerk rond een cliënt. Dit sluit aan bij één van de doelen van Zilveren Kruis: “meer tijd voor zorg”.

Vertrouwen als basis

Dat er nu minder wordt vastgelegd, biedt zorgverzekeraars, die een wettelijke controletaak hebben, minder “zekerheden” en inzicht in wat er nu precies wordt  uitgevoerd met de schaarse collectieve middelen. ‘Het is een kwestie van meer loslaten en vertrouwen’, beaamt Job van Huizen. ‘De gesprekken met Arkin zijn constructief geweest, de organisatie is heel open in haar wensen en doelen. Wij zijn altijd welkom als we dingen willen weten of een nadere toelichting nodig hebben. Vanuit zo’n relatie kun je samen stappen zetten.’

Arkin wil dit experiment verder uitbreiden, naar meer teams. ‘De uitkomsten van het experiment zijn zeer positief’, vertelt Caroline Bakker.  De medewerkerstevredenheid is fors gestegen en ook op de kwaliteit van het zorgproces zien we flinke verbeteringen. Om een voorbeeld te geven: er is nu meer ruimte en aandacht voor het frequenter uitvoeren van de somatische screening. Die is bij mensen met een ernstige psychiatrische aandoening van groot belang, maar dat schoot er in het verleden wegens tijdsgebrek wel eens bij in. Dat tij is nu gekeerd.’ ‘Zilveren Kruis is blij verrast door deze verbeteringen. Zo was de somatische screening voor onze verzekerden al jarenlang een aandachtspunt en door het experiment lukt het wel’, vertelt Job enthousiast.

Caroline: ‘Op het gebied van cliënttevredenheid is het lastig om nu al iets te zeggen, al kregen we wel al een aantal positieve signalen uit de eerste cliëntpanels die zijn gehouden. Vaak zijn er bij deze doelgroep meerdere organisaties betrokken bij de zorg en ondersteuning. We zijn nu – doordat er meer tijd is – ook meer bezig met het versterken van de samenwerking (en zorgcoördinatie) rondom de cliënt. Daar gaat de cliënt ook de vruchten van plukken.’

Meer werkplezier

Desgevraagd geven de medewerkers aan meer werkplezier te ervaren en meer ruimte en tijd voor hun werk te hebben. ‘Dat zie je terug in de verzuim- en verloopcijfers’, zegt Caroline Bakker. ‘Die zijn spectaculair gedaald, het verloop zelfs van 9% naar 3%. Ook dat is in het belang van de cliënt: meer continuïteit, minder wisselingen en overdracht.’ Job van Huizen vult aan: ‘Het is geweldig te zien wat dit experiment met de betrokken werknemers doet; zij hebben weer het gevoel dat ze zinvol werk doen.’

Kortere wachttijden?

Heeft het experiment ook effect op de wachttijden? ‘Dat zal zich pas op de langere termijn manifesteren’, denkt Caroline. ‘We zien wel dat de tijd dat iemand op een wachtlijst staat terugloopt, maar het aantal wachtenden nog niet. Natuurlijk hopen we daar zeker ook op, al zijn we het experiment niet begonnen met dat als hoofddoel. Dat is en blijft meer tijd voor de cliënt en ketenpartners, meer werkplezier voor de professional. Het draagvlak voor zo’n verandering ondergraaf je als je begint met te stellen dat iedereen dan ook direct meer cliënten moet begeleiden. Kortere wachttijden en uiteindelijk meer mensen in behandeling nemen, dat zou een fantastisch en zeker geen ondenkbaar indirect gevolg zijn van dit traject. Maar het primaire doel is kwaliteitsverbetering.’

Ook Job van Huizen ziet het bekorten van wachttijden als een mooie extra opbrengst van het experiment. ‘We willen ervaring opdoen met deze vereenvoudigde registratie en zo een bijdrage leveren aan de kwaliteit van zorg. Dat is de belangrijkste insteek voor ons. Dat het ook bijdraagt aan minder lange wachttijden, omdat op termijn wellicht meer mensen in behandeling kunnen worden genomen, ligt in de lijn der verwachtingen. Dan is er nog een extra reden om dit experiment verder uit te rollen!’

 

Tips van Caroline Bakker

  • Wil je op een nieuwe manier gaan werken: ga het gesprek aan met de zorgverzekeraar. Ze staan hiervoor open en denken graag mee. Samen kom je er wel uit.
  • Geef de professional het vertrouwen terug en vraag op welke punten hij of zij zich graag zou willen verantwoorden. Zorg er vervolgens voor dat het systeem wordt ingericht ter ondersteuning hiervan.
  • Neem kwaliteitsverbetering (ruimte en aandacht voor kwaliteit en vakmanschap) als uitgangspunt bij het ontwikkelen van een nieuwe manier van werken en organiseren.
  • Wees tijdens het proces open en eerlijk naar de zorgverzekeraar, ook als er zaken anders lopen dan gepland. Dit versterkt het vertrouwen en brengt je verder.

Tips van Job van Huizen

  • Ga eerst na wie welke regel heeft bepaald. Ik zie dagelijks voorbeelden van regels die een zorgaanbieder zichzelf heeft opgelegd
  • Zoek de oplossing in kleine stappen en houd het doel voor ogen. Wat is er nodig om het doel te bereiken? Innovatief zijn is geen doel op zich en een innovatieve prestatie vaak geheel niet nodig.
  • Zet behandelaren aan het roer. Zij weten zelf het beste welke oplossing bijdraagt aan verhogen van de kwaliteit van zorg.
  • Zoek naar een duurzame oplossing. Het is zonde als behandelaren ervaren hoe het is om minder te hoeven registreren, totdat het experiment afloopt en ze weer op de oude manier verder mogen.
  • Betrek altijd de verzekeraar en de NZa. Afwijkingen op het gebied van registratie zoals bij dit experiment zijn onmogelijk zonder formele toestemming. Dit voorkomt verrassingen bij eventuele controles.
  • Heb begrip voor elkaars rol in het proces, zowel van de zorgaanbieder als de verzekeraar. Uiteindelijk willen we hetzelfde.

 

Bekijk hier de berichtgeving van de NOS over de veranderingen bij Arkin.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on email
Email