In de ggz zijn veel initiatieven die bijdragen aan het verbeteren van de toegankelijkheid van de ggz. Integraal Capaciteitsmanagement (ICM) is zo een initiatief en vooral een methode van werken die hieraan bijdraagt. In gesprek met Matilde Mausen en Rob Vromans, beiden adviseur bij Rhythm, gaan we dieper in op het nut en de werking van Integraal Capaciteitsmanagement. Zij hebben de afgelopen jaren professionals in de ggz begeleid in het leren werken volgens de principes van ICM en we interviewden hen om meer te horen over hun werk.
Hollen en stilstaan
Rob Vromans en Matilde Maussen zijn werkzaam bij Rhythm, binnen ORTEC het expertisecentrum Integraal Capaciteitsmanagement (ICM) dat is opgericht in samenwerking met de Universiteit Twente.
“In veel ggz-instellingen zijn teams gewend om te hollen en stil te staan. En dat herhaalt zich het hele jaar. Waar dat door komt is niet altijd helder. Het heeft enerzijds met de ruimte te maken die er uit het niets, zo lijkt het, vrijkomt en met druk vanuit directie en management als het financieel tegenzit. Wat als je nu kunt voorspellen wanneer er meer ruimte in de planning gewenst is? Wat als je invloed hebt op de wachtlijst? Of als de planning zo op orde is dat je zonder stress je dag, week, maand doorkomt?” legt Rob uit. Rob is als technisch bedrijfskundige een expert op het gebied van Integraal Capaciteitsmanagement. Daarnaast is hij als PhD verbonden aan de Universiteit Twente. Om besturing en planning beter in te richten past hij wiskundige modellen en wetenschappelijke inzichten toe.
Ziekenhuizen zetten het in
Integraal capaciteitsmanagement is niet nieuw. In ziekenhuizen is het de afgelopen jaren getoetst en met universiteiten verder ontwikkeld waarmee ICM een bewezen methodiek is om teams in balans te krijgen en zo hun werkdruk te reduceren. Maar wat is het nu eigenlijk in de ggz? “Eigenlijk gaat het erom vraag en aanbod integraal op elkaar afstemmen zodat we de zorgprofessional ontlasten. Dit vraagt het professionaliseren van de planning en het gebruiken van de beschikbare informatie over de toekomst,” legt Rob uit. “Om goed te weten hoeveel werk we de aankomende weken of maanden verwachten, zorgen we ervoor dat verschillende afdelingen met elkaar leren afstemmen en besluiten over capaciteit. Een voorbeeld hiervan is dat de roosters voor psychiaters worden afgestemd op de roosters voor psychologen. En die van een poli op die van de kliniek. Zo kun je bijvoorbeeld het juiste aantal intakes berekenen en zo plannen dat de instroom voor behandeling precies past bij de door- en uitstroom.”
Utopie of pragmatisme?
Het lijkt een utopie om zo in controle te zijn. Het tegendeel is waar blijkt uit de ervaring van Matilde. Zij is voormalig pedagoog en bestuurs- en organisatiewetenschapper. Zij zette zich de afgelopen jaren als programmamanager in om de toegankelijkheid van de GGZ te verbeteren.
“Het greep me aan hoe lang patiënten wachten en hoeveel collega’s de sector verlaten door een te hoge werkdruk.” De term ICM ging al rond in de organisatie waar zij werkzaam was, maar men wist nog niet hoe dat pragmatisch aan te pakken. “Samen met Rhythm hebben we een aanpak en een methodiek voor de ggz ontwikkeld waarbij we hun ervaring in de ziekenhuizen konden benutten.”
Dashboard
In de ggz beheren veel behandelaren hun eigen agenda, ze bepalen zelf welke workload zij aan kunnen en welke cliënten zij behandelen. “Op kleinere schaal gaat dat nog wel goed, maar voor grotere teams en organisaties wordt dit te complex. Terwijl er in de specialistische ggz veel multidisciplinair behandeld wordt en de agenda’s goed op elkaar afgestemd moeten zijn. Daardoor duurt het zeker in grotere organisaties al snel een paar maanden voordat een intakegesprek met alle benodigde behandelaren in de agenda’s past. Ook zien we dat patiënten steeds langer worden behandeld, waardoor de uitstroom en instroom stagneren en er tijd moet worden besteed aan wachttijd-overbrugging,” licht Matilde toe. “We zijn daarmee aan de slag gegaan en zien dat door te gaan werken volgens de principes van ICM bovenstaande issues konden worden opgelost. Een goed doorgerekende structuur in agenda’s zorgde ervoor dat onderlinge overleggen en MDO’s sneller gepland konden worden. De intakes gespreid plannen, rekening houdend met de daaruit voortkomende behandelingen, resulteerde in een stabielere werklast en snellere toegang voor patiënten.”
Doel van integraal capaciteitsmanagement
“Het uiteindelijke doel van integraal capaciteitsmanagement is dat op basis van data series van afspraken ingepland kunnen worden en veel beter te voorspellen is wanneer er weer ruimte is voor nieuwepatiënten. Zo kunnen ggz-instellingen mensen op de wachtlijst meer helderheid geven en een perspectief bieden. En dat komt het gevoel dat mensen hebben die op een wachtlijst staan ten goede. “ Als dit kan in het ziekenhuis, dan kan het ook in de ggz,” sluit Rob het gesprek af.
Meer weten over integraal capaciteitsmanagement? Neem gerust contact op met Matilde of Rob, matilde.maussen@rhythm.nl, rob.vromans@rhythm.nl.