Versnellen aanpak wachttijden: ‘Samen gaat het echt beter’

De acht regio’s met de langste wachttijden (Amsterdam, Apeldoorn/Zutphen e.o., Drenthe, Nijmegen, Flevoland, Groningen, Rotterdam en Zuid‐Limburg) krijgen vanaf deze maand ondersteuning om de aanpak van de wachttijden voor een GGZ-behandeling te versnellen en effectiever te maken. Al eerder is Martijn Mahler als versneller aan de slag gegaan in de regio Utrecht. Hoe is hij te werk gegaan? Wat zijn de grootste knelpunten? En hoe hebben de betrokken partijen die aangepakt?

Eigenaarschap en gezamenlijkheid

‘Niemand wil lange wachttijden voor intake en behandeling. Het is een ingewikkeld vraagstuk en iedere organisatie zoekt naar oplossingen’, aldus Martijn Mahler, directeur en adviseur bij Bee-Improve en met steun van de stuurgroep van het Actieplan Wachttijden GGZ aangesteld als ondersteuner in de regio Utrecht omde aanpak te versnellen. ‘Wat ik miste toen ik dit voorjaar begon In Utrecht was eigenaarschap en gezamenlijkheid in de regio. Vrijwel alle organisaties probeerden met een veelheid aan initiatieven de problemen met wachttijden op te lossen. Er was echter weinig afstemming en er werd nauwelijks naar het doorlopen van de keten gekeken.’

Versnippering

Martijn Mahler is met twee subregio’s (Utrecht en Eemland) om de tafel gegaan en heeft de knelpunten en kansen in kaart gebracht. ‘Dat waren er veel’, vertelt hij. ‘En op allerlei plaatsen werd van alles geprobeerd om die knelpunten te verhelpen, waardoor een versnippering is ontstaan, zonder voldoende oog voor effecten op andere plaatsen in de keten. Wachttijden-problematiek is een veelkoppig monster; als je een knelpunt op de ene plek aanpakt, kan ergens anders zo maar daardoor een probleem ontstaan. Ik heb na analyse met de betrokkenen een top vijf van mogelijke oplossingen voorgelegd. Daaruit hebben we twee speerpunten gekozen.’

Verwachtingen

Samen met de regionale partners is een analyse gemaakt van het hele traject dat een cliënt doorloopt. Op basis daarvan is gekozen voor een gerichte aanpak van het knelpunt met grote impact op de wachttijden. ‘In Utrecht kwamen we er op uit om eerst de instroom te verbeteren’, vertelt Mahler. ‘Er bleek veel ruis te zitten in de verwijzingen van de huisarts. In veel gevallen leidt dat tot irritatie en wederzijdse verwijten. Artsen weten niet waar ze het beste naartoe kunnen verwijzen. GGZ-aanbieders mopperen dat de verwijzing niet compleet of zelfs verkeerd is. Om een voorbeeld te geven: veruit de meeste verwijzingen van huisartsen zijn gebaseerd op Zorgdomein. Daarin krijgen ze een overzicht van zorgaanbieders, de behandelingen die zij bieden en de wachttijden. Maar die informatie is vaak niet compleet of up to date. Omgekeerd zijn verwijzingen soms heel summier. Zorgaanbieders verwachten vaak dat een huisarts bij de verwijzing een diagnose meegeeft en daarmee een gerichte verwijzing doet. De huisarts geeft, na een consult van tien minuten, een vermoeden mee in de verwijzing. De GGZ-aanbieder moet er via een goede screening en diagnostiek verder mee aan de slag.

Procesafspraken

Een verkeerde of incomplete verwijzing leidt al tot stagnatie aan de voorkant en dat leidt op zijn beurt weer tot langere wachttijden. ‘We zijn er in Utrecht mee bezig om weg te komen van “wijzen en kijken naar elkaar en wachten tot het beter gaat” en om stappen te zetten om tot heldere afspraken te komen. Daarvoor hebben het hele verwijsproces stap voor stap doorlopen: waar gaat het mis? Wat moet er anders? Welke informatie hebben we van elkaar nodig? Hoe zorgen we er samen voor dat de informatie compleet en up to date is? Dat bereik je alleen door mensen bij elkaar te halen en een gezamenlijk verantwoordelijkheidsbesef te creëren. Dat kost tijd, maar is wel enorm effectief. Als mensen elkaar kennen, willen ze elkaar helpen. Het ontbreekt vrijwel nooit aan goede intenties, niemand is eropuit een cliënt lang te laten wachten. Maar het is de kunst om die intenties om te zetten in verantwoordelijkheden en daden.’

Door- en uitstroom versnellen

In de regio Eemland (Amersfoort en omstreken) kwamen de partij eropuit dat het verbeteren van de door- en uitstroom de grootste impact zou hebben op de wachttijden. Dat is enerzijds te bereiken door de administratie te verbeteren, bijvoorbeeld door samen de wachtlijsten op te schonen. Anderzijds kunnen cliënten soms beter geholpen worden op een andere plek. Martijn Mahler: ‘We hebben sinds drie weken een wekelijkse overlegtafel, waar de aangesloten organisaties cliënten met een complexe hulpvraag kunnen inbrengen. Samen bespreken we, aan de hand van een format, waar deze cliënt de beste hulp kan krijgen. Dat heeft ertoe geleid dat nu zes cliënten herplaatst zijn, in de overtuiging dat ze daar beter en sneller geholpen kunnen worden. Ook het wijkteam sluit structureel aan, om te bekijken hoe mensen na uitstroom opgevangen en ondersteund kunnen worden. Daar maak je dus ook afspraken over het inzetten van GGZ-kennis bij terugval en overleg. Ook hier draait het om het creëren van bewustzijn dat we samen verantwoordelijk zijn voor deze cliënten en dat we elkaar nodig hebben. Elkaar kennen, korte lijnen en direct contact zijn essentieel om dat te laten slagen. Samen gaat het echt beter.’

Uitbouwen

De aanpak van wachttijden in de GGZ is dus vooral gebaat bij een gezamenlijke aanpak. Instant-resultaten zijn er niet, het is vaak een kwestie van lange adem om effecten te zien in de wachttijden. ‘In Eemland zien we de wachttijden nu teruglopen, in Utrecht is dat effect minder zichtbaar’, zegt Martijn Mahler. ‘Maar we geloven er wel in dat dit een van de sleutels is die gaat helpen om de wachttijden terug te brengen binnen de Treeknormen. Er zijn gelukkig ook veel initiatieven van instellingen zelf en je ziet dat instellingen het aanpakken van de wachttijden in hun strategische jaarplannen zetten. Daarnaast zijn er natuurlijk andere maatregelen om de boel te versnellen waarover we in gesprek zijn. Zoals een generieke wachtlijst in plaats van voor elke diagnosegroep apart. Onderzoek laat zien dat dat ook een positief effect heeft. Ook willen we een transfertafel organiseren zoals dat in Rotterdam is gedaan. Het zijn allemaal maatregelen die helpen het gezamenlijke doel te bereiken: een duurzame aanpak van wachttijden en het verbeteren van de toegankelijkheid van zorg.’

Geleerde lessen

Als de versnellers in de andere regio’s aan de slag gaan, wat zijn dan de lessen die in Utrecht zijn geleerd en waar zij op kunnen voortborduren om de aanpak van wachttijden te versnellen? Martijn Mahler geeft zijn tips:

  • Gezamenlijke aanpak: alleen samen kom je tot een duurzame aanpak. Stimuleer eigenaarschap voor de gezamenlijke verantwoordelijkheid om cliënten te helpen.
  • Stel prioriteiten en begin, ook als je nog niet 100% zeker bent wat het effect zal zijn. Proefondervindelijk gebeurt er veel meer dan eindeloos blijven praten over “de juiste aanpak”; die moet je samen al werkend onderweg ontdekken en dan versnellen.
  • Begin klein en breng zo een beweging op gang. Werken aan een allesomvattend plan kan tot verlamming leiden.
  • Maak de aandacht voor wachttijden structureel; het is geen project maar een ingebed onderdeel van het werk in de regio.
  • Praat, verbindt, betrek en jaag aan. Als versneller moet je voortdurend blijven vragen, duwen en trekken. Het duurt een tijdje voor er eigenaarschap is.
  • Stimuleer visieontwikkeling: waarom doen we dit? Centrale leidraad: omdat we het beste voor de cliënt willen!
  • Denk buiten eigen kring: wie hebben we nodig om dit probleem structureel te betrekken?
  • Spreek de zorgverzekeraar aan op zijn verantwoordelijkheid en rol. Die kan druk zetten als dat nodig is.

Bekijk hier het plan van aanpak van de regio Utrecht.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on email
Email